La cérémonie peut avoir lieu tout au long de l'année, en dehors des périodes de campagne électorale pour un scrutin concernant tout ou partie du territoire de la commune.
La mairie peut notamment convier le préfet ou son représentant.
Le discours du maire (ou un de ses adjoints) doit rappeler les principes fondamentaux de la République, de la démocratie et de notre système politique. La cérémonie doit faire le lien entre la remise de la carte électorale, le recensement militaire et la journée défense et citoyenneté (JDC).
La déclaration de naissance est réalisée par le père, la sage femme, un tiers désigné par la mère, toute personne ayant assisté à l’accouchement ou chez qui l’accouchement a eu lieu (article 56 du code civil).
Toute déclaration doit être effectuée à l’officier d’état civil du lieu où l’évènement s’est produit. La déclaration intervient dans les 5 jours qui suivent la naissance (jour de naissance non compris). Si le 5ème jour tombe un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le délai est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant (article 55 du code civil).